Priprema projektnih prijedloga

Usluga pripreme projekta kreće od razvoja projektne ideje, nakon čega slijedi pronalazak adekvatnog izvora financiranja te priprema projektne prijave na natječaj.

Da bi krenuli u pripremu projektnog prijedloga potrebno je pronaći odgovarajući poziv ili natječaj. No, svakako bi bilo najbolje imati projektnu ideju i onda je prilagoditi natječaju.

Proces započinje analizom, trenutnog stanja i identifikacijom problema. Kad smo utvrdili problem trebamo provesti analizu dionika. Potrebno je prepoznati sve relevantne sudionike koji imaju interes u projektu. To uključuje krajnje korisnike, partnere, suradnike, konkurenciju, institucije, lokalnu zajednicu i druge relevantne dionike. Potrebno je razumijevanje interesa, prioriteta, ciljeva, snaga, slabosti i stavova svakog dionika. Na taj način identificiramo saveznike, protivnike, kao i njihovog utjecaj na projekt. 

Kada smo analizirali stanje i dionike prelazimo na formuliranje ciljeva i strategija. To znači da identificiramo konkretne, mjerljive i realistične ciljeve kako bi se nakraju mogao procijeniti uspjeh projekta? Razmotrit ćemo različite opcije i pristupe te odabrati one koji su najučinkovitiji i najprikladniji za specifične ciljeve projekta. Potom slijedi definiranje konkretnih mjera ili aktivnosti koje će se provesti kako bi se ostvarili postavljeni ciljevi. U skladu s tim isplanirat ćemo sve korake potrebne za provedbu odabranih strategija i postizanje ciljeva projekta. Da bi osigurali podršku za provedbu projekta, uključit ćemo relevantne dionike u komunikaciju o ciljevima i strategijama kako bi se osiguralo razumijevanje i podrška za projektni plan.

Naravno, ne smijemo zaboraviti na moguće rizike i njihov utjecaj na projekt pa ćemo napraviti analizu rizika.

Na kraju ćemo napraviti troškovnik odnosno izraditi proračun za sve što nam je potrebno za realizaciju projekta.

I nikako ne smijemo zaboraviti horizontalna načela te doprinos projekta u ostvarenju tih načela.

Izrada proračuna i troškovnika

Identifikacija potreba :

• Detaljno ćemo definirati sve resurse, aktivnosti i usluge koje će biti potrebne za realizaciju projekta

Kategorije troškova :

• Troškovi osoblja (ljudski resursi) - plaće
• Putni troškovi - dnevnice, prijevoz (autobus, avion, vlak), korištenje privatnog automobila, korištenje službenog automobila, smještaj, prehrana
• Vanjske usluge - konzultanti, savjetnici, stručnjaci za javnu nabavu, edukatori
• Investicije (građevinski radovi) - kupnja nekretnina, adaptacija, izradnja
• Sastanci i događanja - seminari, konferencije, kongresi, kotizacija
• Troškovi promidžbe i vidljivosti 
• Troškovi nabave i korištenja opreme 
• Neizravni troškovi

Osigurat ćemo da je proračun detaljan i transparentan, kako bi se što lakše pratili rashodi u skladu s projektnim potrebama.

Tijek izrade projektne prijave i cijena

1. Početne konzultacije - Sastanak s klijentom radi razumijevanja potreba i ciljeva projekta. Klijent prezentira svoju ideju

2. Provjera prihvatljivosti klijenta kao prijavitelja, projektne ideje, aktivnosti i troškova
   

3. Prikupljanje podataka - u koordinaciji s klijentom prikupljanje svih potrebnih podataka (opće informa cije o poslovnom subjektu, aktivnosti koje se planiraju provoditi, vremenski tijek provedbe i sl.), i dokumentacije (GFI ili druga financijska izvješća, dokumentacija iz Poziva i sl.)
   

4. Oblikovanje projektne ideje - Razrada i finalizacija projektne ideje za natječaj

5. Razrada aktivnosti i proračun - Detaljna izrada plana aktivnosti i definiranje projektnog proračuna (planirani troškovi s iznosima) te popunjavanje projektne prijave u odgovarajuče sustavu

6. Revizija projektne prijave - pregled gotove prijave od strane klijenta i prilagođavanje zahtjevima klijenata ali u skladu s zahtjevima Poziva, jedna revizija (daljnje revizije uz doplatu) i slanje konačne verzije prije same prijave

7. Priprema i predaja prijave - Priprema kompletne prijavne dokumentacije, objedinjavanje i administrativna provjera te formalna predaja nadležnim tijelima

8. Odgovaranje tijekom evaluacije na upite nadležnih tijela -Komunikacija s relevantnim tijelima tj. priprema pojašnjenja/dopuna koje nadležno tijelo može zatražiti u fazi ocjenjivanja projektnih prijedloga, a sve kako bi se osigurala uspješna evaluacija prijave
9. Uključuje 1 sat individualnih konzultacija putem video poziva

Formiranje cijene izrade projektne prijave

Troškovnik će se prilagođavati temeljem složenosti projekta i specifičnih zahtjeva

Moguće dodatne usluge bit će jasno definirane, a cijena će ovisiti o dodatnim resursima potrebnim za uspješnu realizaciju

S obzirom na varijabilne čimbenike koji utječu na cijenu usluge, kao što su kompleksnost projekta, vrijednost projekta, vrsta i obim usluge, potrebni resursi, vrjeme izrade, specifični zahtjevi te dodatne revizije ili dodatne konzultacije, preporučujemo da nas kontaktirate za precizan izračun cijene usluga. Cijena izrade projektne prijave ovisi od natječaja do natječaja. 

Fiksni dio plaćate za samu izradu a određeni postotak od ostvarene potpore zaračunava se samo u slučaju da projekt bude odabran za financiranje. Napominjemo kako je u većini natječaja EU izrada projektne prijave prihvatljiv trošak.